【初心者必見】ビジネス英語テクニック - 手続き・順序の説明の仕方 -

テクノロジーと通信機器は、現代のビジネスの重要な一部となっており、時折、端末機器やソフトウェアの正しい使い方や、特殊な手続きの方法を理解する必要性に直面します。それは書類の保存方法のようなシンプルなものから、確定申告のような複雑な手続きまで様々です。英語を使うオフィスにおいて、使用法や手続きなどの質問の仕方、もしくは説明の仕方を把握する必要があります。

 

With technology and protocol becoming a more and more essential part of modern business, we sometimes find it is necessary to learn how to use devices or software correctly or how follow specific procedures - these can range from simple things, such as how to file documents correctly, to more complex procedures, like how to file a tax return. As a result we need to be aware of how to ask for and explain a procedure in the English-speaking office.

 

オフィスで何か頼み事をする時、同僚の手が空いているかをまず確認し、時間を割いてもらうことへの謝罪をするなどの、同僚への配慮を見せることは、常に良いビジネスマナーです。この頼み方の詳細は、私の過去のブログ「同僚への丁寧な頼み方」を参考にしてください。

 

When asking for help in the office, it is always polite to show consideration for your colleague’s time and assistance by asking them if they are available first and apologize for interrupting them. For more information on this, please see my previous blog post on how to ask a colleague for help politely.

 

 

 

オフィス内部、もしくはオフィスの外での一連の手続き、もしくは作業の仕方を説明する際、優先順位の表現法を使って、明確な順序で滞りなく説明する必要があります。

 

To explain a procedure or process in the office, or indeed out of the office, we need to make sure we use sequencing expressions to give a clear order flow to the instruction:

 

First / Firstly / At first,　まず始めに/ 最初に

Second / Secondly, 　次に / 二つ目に

Third / Thirdly,　三つ目に

Then, その時に / そして

After that,　その後に

When you have done that, その作業が終わった時に

When that’s done,　それが終わった時に

After completing that, 　それが完了した後に

Finally / At the end,　最後に

 

一般的に、手順を優先順位の表現法を使って説明する際、主語「You」と動詞か、もしくは命令形をその後に続ける傾向があります。

 

Generally, when we use sequencing language to explain a procedure, we tend to follow it with the subject ‘you’ and a verb, or the imperative form:

 

First, you open your email app.

最初にあなたのメールアプリを開きます。

Then, double-click on the ‘refresh’ icon.

その時に、「リフレッシュ」のアイコンをダブルクリックしてください。

Finally, wait for the mail to download into your inbox.

最後に、受信箱にメールがダウンロードされるのを待ってください。

 

パスワードやセキュリティ通信、もしくは重要な社内情報などの複雑、もしくは重要な手続きの仕方や、取り扱い方を説明しなければいけない場合、特別な注意を払わなければならないことを、相手に知らせる必要があります。

 

In cases when you need to explain complex or sensitive procedures, it is sometimes necessary to remind colleagues to pay special attention to certain things, such as passwords, security protocol and sensitive company information.

 

Don’t forget to ...　～をするのを忘れないで

Remember that it’s important to ...　～をすることが重要だということを覚えておいて

Always remember to ...　～をすることをいつも覚えておいて

Keep an eye on ...　～から目を離さないで

Make sure you ...　～を確認して

*Be careful not to ...　～をしないように気を付けて

 

* このフレーズは、相手が何かミスをしないで欲しい時に、良く使われます。

* This phrase is commonly used when we wish to prevent someone from doing something.

 

ではこれらのフレーズを会話文の中で見ていきましょう。Jasonは同僚のMasahiroに社内ネットワーク上の彼のオフィスコンピューターへのログインの仕方を尋ねようとしています。

 

Let’s look at these phrases in action. Jason Jones is asking his colleague, Masahiro Matsumoto, how to login to his office computer on the company network:

 

Jason: Hi Masahiro. Do you have a minute?

Jason：やぁ、Masahiro。今、時間ある？

 

Masahiro: Sure. What can I do for you?

Masahiro：もちろん。どうしたの？

 

Jason: Sorry to bother you, but could you show me how to login to my computer?

Jason：邪魔して申し訳ないんだけど、コンピューターへのログインのやり方を教えてもらえないかな？

 

Masahiro: No problem.

Masahiro：いいよ。

 

Jason: Thanks.

Jason：ありがとう。

 

Masahiro: Okay, so first of all, push the ‘power’ button and wait for the computer to power up. When that’s done, enter the username ‘jasonjones’ and then the password that HR gave you when you started here. Don’t forget to enter any capital letters because the password is case-sensitive.

Masahiro：まず最初に「電源」ボタンを押してコンピューターが起動するのを待つ。それが終わったら、ユーザーネーム「jasonjones」を入力、そしてここに入社した時に人事課からもらったパスワードを入力。大文字を入力することを忘れないで、パスワードは大文字小文字の入力に敏感だから。

 

Jason: Got it.

Jason:　わかったよ。

 

Masahiro: When you have done that, you should be able to log in.

Masahiro：それが終わったら、ログインできるはずだよ。

 

Jason: Okay. Also, how do I shut down the PC?

Jason：わかった。それともう一つ、どうやってPCの電源を切るの？

 

Masahiro: Okay. So at first you need to click on the ‘start’ button and select ‘power’. Secondly, click on the ‘shut-down’ icon. Finally, wait for the computer to shut itself down. Be careful not to unplug the PC before it has finished shutting down because it might damage the hard drive.

Masahiro：最初に「スタート」ボタンをクリックして、「電源」を選択する。次に「シャットダウン」のアイコンをクリックする。最後にコンピューターの電源が自動で切れるのを待つ。ハードドライブを傷つける可能性があるから、電源が切れる前にPCのコンセントを抜かないように注意して。

 

Jason: I see. I think I understood everything. Thanks again, Masahiro.

Jason：なるほど。全部わかったと思う。ありがとう、Masahiro。

 

Masahiro: Any time.

Masahiro：いつでも質問してよ。

 

これらの有用的な言い回しが、英語を話す同僚へ手続きや作業の仕方を説明する時に役立つといいですね。次回のブログでは、流行の説明の仕方についてお話します。お楽しみに。

 

Hopefully, these useful techniques will help you when explaining how to follow a procedure to an English-speaking colleague. In my next blog, we will discuss how to describe trends.