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ビジネス英語テクニック  ビジネス英文メール編2014.08.27

ミーティング編(意見の相違)

良いビジネス英文メールというのは、まず適切な件名から始まります。ビジネスパーソンは忙しいので長ったらしい件名なんてチェックする気になりません。メールを件名で仕分けする人が多いため、短く的確な件名をつけることが非常に重要です。では早速、例を見ていきましょう。

 

How to Write a Business E-mail in English
A good English business e-mail starts at the subject line. Because business people are busy, it’s very important that your subject line is short and clear. Many people classify their e-mails in the subject line. There is no rule, so let’s look at some examples.

 

Urgent – Updated Power Point slides (【至急】パワーポイントのスライド更新)
[Request] 2nd Qtr Sales Figures (【依頼】第2四半期の売上高)
*FYI* CEO visit to Tokyo Branch (【関係者各位】CEOの東京支社訪問)
[Schedule] Inventory Management Training (【スケジュール】管理研修プログラム)


メールを送る相手を頭語でどう呼ぶかがメールのトーンを左右します。頭語や結語は相手との関係性やメールの目的によって異なりますが、以下の例ではアスタリスクのついたものが最も一般的な頭語・結語です。

 

Addressing your recipient can set the tone of your e-mail. You greeting will vary depending on who you are e-mailing, why you are e-mailing them, and your relationship to them. Let’s look at some differences. I’ve placed an asterisk (*) in front of the greetings that are most common.

 

頭 語:

非常にフォーマル・とても堅苦しい印象 Dear Mr. William C. Gainer:
非常にフォーマル・堅苦しい印象 Dear Mr. William C. Gainer,
フォーマル・堅い印象 Dear Mr. William Gainer,
フォーマル・初めてメールを送る相手に Dear Mr. Gainer,
フォーマル Dear William,
フォーマルだがフレンドリーでもある *Dear Bill,
フレンドリー
会社内 or ある程度面識のある相手に
*Hello Bill,
カジュアル
会社内 or ある程度面識のある相手に
*Hi Bill,
非常にカジュアル
良く知った間柄の相手に
Bill,
馴れ馴れしい・ビジネスには不向き Hey, B!

 

結 語:

現代のビジネス文書スタイル(ちょっとクールにも見える) *Best,
現代のビジネス文書スタイル *All the best,
現代のビジネス文書スタイル *Regards,
現代のビジネス文書スタイル
(ややフォーマル)
*Best regards,
ややフォーマル・古めかしい Kindest regards,
フォーマルかつフレンドリー
ビジネスメールでもOK
Warm regards,
「Warm regards」よりややフォーマル
フレンドリーだがビジネスメールでもOK
Warmest regards,
お礼のメールに適している *Thanks,
「Thanks」の強調形 *Many thanks,
相手の手助けをしたときなど *Hope this helps,
フォーマル・古めかしい Sincerely,
馴れ馴れしい・ビジネスには不向き Love,


アメリカ式と英国式のビジネスメールの違いは、書き出し方にも現れます。英国式の場合、最初のパラグラフは時節の挨拶や天候、共通の話題(経済、会社、次の休暇など)についてです。これはいわゆる社交辞令で、イギリスの文化において重視されています。一方アメリカ式のビジネスメールでは社交辞令は必要とはされません。一般的には最初のパラグラフから本題に入ります。ただしどれだけ仕事が立て込んでいても、英文メールでは返信の際に「Thank you for your mail」(メールありがとうございます)、或いは新しいメールを送る際に「I hope you’re doing well」(お元気ですか)といったフレーズを添えるのが普通です。そのような心配りは文化を問わないのです。

 

One difference between American and British business e-mails is how the e-mail begins. In England, the opening paragraph is usually a pleasant greeting about the weather, the season, or some mutually understood current event (the economy, the company, an upcoming holiday). This is called a “pleasantry” and is important in British culture. On the other hand, American business e-mails often don’t include an obligatory pleasantry; they generally get right down to business in the first paragraph. But even in busy situations, it’s common for any native speaker to include a simple “thank you for your mail” in a reply, or “I hope you’re doing well” in a new e-mail regardless of culture.

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この記事の筆者

Noel Bradshaw
ロゼッタストーンラーニングセンター COO

Noel Bradshawは、経営コンサルティング会社アクセンチュアのロンドン支店にて経営コンサルタントとしてのキャリアを積んだ後、2年間JETプログラムに参加。現在はロゼッタストーンラーニングセンターでCOOに就任し、運営全般の指揮を執る。

Noel Bradshaw is the COO of Rosetta Stone Learning Center and started his career at management consulting firm Accenture. He came to Japan with the JET programme before joining Rosetta Stone and has been with the company for 8 years.

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